نت بوک

خزانه داری چیست؟

خزانه داری در یک سازمان به فعالیتی گفته می‌شود که در آن سرمایه‌های نقدی نگهداری و سازماندهی می‌شود و یکی از بخشهای عملیاتی مهم و حساس در حسابداری محسوب می‌شود. در واقع در هر بنگاه یا سازمانی، بخش از دارایی ها، دارایی‌های نقد و اسناد دریافتنی مانند چک و سفته است و خزانه داری، عملیات دریافت و پرداخت این دارایی‌ها را انجام می دهد که به دو بخش نقدی و غیر نقدی قابل تقسیم است.

حسابداری خزانه چیست؟

درست است که خزانه داری در حسابداری تعریف می‌شود ولی خزانه هم برای خود حسابداری مخصوصی دارد که باید انجام شود. همانطور که گفته شد عملیات خزانه داری در حسابداری به دو بخش نقدی و غیر نقدی تقسیم می‌شود:

نقدی

غیر نقدی

عملیات دریافت و پرداخت نقدی

حساب های صندوق و تنخواه، گردان و بانک حسابهای نقد هر موسسه و یا شرکت می باشند و هر گونه واریز و برداشت یا انتقالی بین این حسابها عملیات نقدی می باشد. عملیات نقد در همان تاریخ وقوع ثبت می گردد و طی یک عملیات نقدی یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار می شود. یکی از طرف حسابها ممکن است حسابی غیر از بانک و صندوق و تنخواه باشد، مثلا پرداخت از جاری شرکا به صندوق یا واریز به بانک توسط بدهکاران تجاری.

عملیات دریافت و پرداخت غیر نقدی

در سیستم دریافت و پرداخت برخی از عملیات بصورت تعهدی و مدت دار انجام می گردد، جهت انجام عملیات تعهدی راهکار های مختلف بانکی وجود دارد که طی تمام این راهکار ها یک سند در وجه ذی نفع صادر می گردد که در تاریخی مشخص شده قابلیت نقد شوندگی دارد. از جمله این اسناد می توان چک و سفته را نام برد.

در زمان دریافت و پرداخت این اسناد وجهی منتقل نمی شود بلکه صادر کننده متعهد به پرداخت وجه در تاریخ مشخص شده می گردد. و عملیات ثبت این اسناد نیز در دو مرحله می باشد.

مرحله اول دریافت یا پرداخت سند : در تاریخ تبادل سند، صادر کننده بستانکار و دریافت کننده بدهکار می شود، مثلا اگر چکی در وجه یکی از بستانکاران تجاری صادر شود حساب اسناد پرداختنی بستانکار و حساب بستانکاران تجاری بدهکار می شود. با توجه به اینکه در تاریخ تبادل سند تغییری در حسابهای نقدی رخ نمی دهد جهت دریافت و پرداخت غیر نقد حسابهای واسطی تعریف می شود برای پرداخت حساب اسناد پرداختنی و برای دریافت حساب اسناد دریافتنی را باید در نظر گرفت اسناد پرداختنی بعنوان بدهی و اسناد دریافتنی بعنوان دارایی ثبت می گردد.

مرحله دوم وصول سند : پس از سررسید تاریخ، سند قابلیت نقد شدن را دارد نقد کردن اسناد را اصطلاحا وصول می گویند. در زمان وصول سند دریافتنی حساب اسناد دریافتنی بستانکار و وصول کننده (ممکن است حساب بانکی، صندوق و … باشد) بدهکار می شود، و برای اسناد پرداختنی نیز حساب بانکی صادر کننده چک بستانکار و حساب اسناد پرداختنی بستانکار می شود.

وظایف حسابدار خزانه

حسابداری در خزانه داری به دلیل ارتباط با بخشهای مختلف یک شرکت وظایف متنوعی به عهده دارد. مهمترین وظایف حسابدار خزانه عبارت است از:

_ اخذ و ثبت چک و سفته از طرف‌های داخلی و خارجی شرکت

_ ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی

_ نگهداری چکهای برگشتی تا زمان استرداد

_ صادر نمودن چک‌های پرداختنی با امضای صاحبان قانونی امضا در شرکت

_ هشدار به موقع به مدیریت شرکت برای تأمین منابع مالی لازم که مورد تعهد شرکت در آینده است.

_ تنظیم درست زمان پرداخت چک‌ها و تعهدات شرکت متناسب با منابع آن

_ پرداخت حقوق کارکنان

_ حفاظت از اسناد و تهیه بکاپ به روش‌های مختلف دستی و نرم افزاری

_ ارائه گزارشات قانونی مورد نیاز به مدیران، از جمله گزارشات مربوط به صندوق ها، وضعیت چکهای معوقه و برگشتی، ضمانت نامه‌ها و وثایق موجود در شرکت و …

_ کنترل چک‌های پرداختنی شرکت و هماهنگی پرداخت‌های کلان با مدیریت با وجود داشتن امضاء

_ کنترل حسابهای بانکی و رفع مغایرت آنها با خزانه داری

_ کنترل حساب تنخواه گردان و گزارش هزینه‌های خارج از عرف به مدیریت

_ هماهنگی به موقع با سایر بخشهای شرکت برای انجام عملیات خزانه داری از جمله هماهنگی با واحد مربوطه برای آزادسازی برخی از اسناد، هماهنگی با صندوق برای دریافت و پرداخت ها، هماهنگی با شرکت‌های زیر مجموعه یا وابسته برای تسویه حسابها، هماهنگی با حسابداری کل جهت تراز بودن حسابها و …

_ عدم افشای اطلاعات خزانه

_ ارائه یک نسخه از تمام اسناد خود به بخش حسابداری

انواع اسناد خزانه داری

خزانه داری در حسابداری به طور کلی به کمک اسناد انجام می‌شود و اسناد، مهمترین چیزی هستند که خزانه داران با آن دست و پنجه نرم می کنند. اسناد مختلفی در خزانه داری یک اُرگان عمومی یا شرکت خصوصی نگهداری می­شود که از جمله مهمترین آنها عبارت هستند از:

• اسناد دریافتنی و پرداختنی مانند چکهای دریافتی از مشتریان یا چکهای برگشتی
• اسناد ضمانت نامه
• اسناد مالی مربوط به خزانه

ارتباط خزانه و حسابداری

برای فهم درست ارتباط خزانه داری و حسابداری باید دو سطح کلان و خرد را از هم جدا کرد. در سطح کلان به طور معمول در کشورهای پیشرفته دنیا از جمله در ایران، واحد خزانه داری مسئول تهیه جداول حسابها، ارائه گزارش نحوه هزینه کرد بودجه و تولید آمارهای قانونی مورد نیاز برای برنامه ریزی بودجه در سالهای آتی است.

در سطح خرد می توان گفت که حسابداری و خزانه داری به هم نزدیکی بیشتری دارند. بخش حسابداری وظیفه ثبت و ضبط کلیه اتفاقات مالی یک بنگاه اقتصادی را به عهده دارد و آن را در اسناد حسابداری ثبت می کند و خزانه داری هم وظیفه ثبت و ضبط دریافت و پرداختها را به عهده دارد. بنابراین خزانه داری در حسابداری می گنجد. خزانه داری موظق است یک نسخه از تمام اسناد پرداختنی و دریافتنی خود را به حسابداری تحویل دهد.

معمولاً در شرکت هایی که کمی بزرگ شده اند، در بخش حسابداری واحدی به نام خزانه داری تأسیس می‌شود که به عنوان یک رکن مهم، مدیریت اسناد دریافتنی و پرداختنی، ثبت و ضبط وضعیت چک‌ها و … را بر عهده دارد. اگر کار دریافت و پرداخت به صورت مدت دار و تعهد شرکت و طرف‌های مقابل به یکدیگر باشد، این امر از طریق اسناد دریافتنی و پرداختنی مختلف انجام می‌شود. این اسناد در واقع همان اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری هستند.

در ادامه به توضیح بیشتر در مورد اسناد مدت دار خزانه داری حسابداری و روند ثبت آنها در خزانه داری و همچنین نحوه تغییرات احتمالی در آنها می پردازیم:

• اسناد دریافتنی
• اسناد پرداختنی
• نحوه ثبت اسناد خزانه داری
• سند ابطال پرداخت
• تعریف و تغییر اسناد مدت دار

اسناد دریافتنی

اسناد دریافتنی به اسناد یا چکهایی اطلاق می شود که یک فرد حقیقی یا حقوقی در قبال خدمات ارائه شده یا طلب خود از فرد دیگری دریافت می کند و دریافت کننده خدمات یا مبلغ بدهی، موظف است در تاریخ معینی مبلغ مورد نظر را به طرف مقابل بپردازد. اسناد دریافتنی در واقع همان چکهایی هستند که شما از دیگران دریافت می کنید و در حسابداری، به نام اسناد دریافتنی ثبت می شوند.

اسناد دریافتنی در هنگام سررسید باید از بانک برداشت شوند و یا در صورت نبود مبلغ در حساب صادرکننده چک، به او عودت شوند. می توان این اسناد را قبل از سررسید آنها به شخص دیگری واگذار کرد یا به اصطلاح آنها را خرج کرد.

اسناد پرداختنی

همانطور که گفته شد اسناد پرداختنی یکی دیگر از اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری هستند. اسنادی که از سوی شرکت شما به واسطه دریافت کالا و خدمات برای تحویل به دیگران صادر می‌شود، اسناد پرداختنی نام دارند. اسناد پرداختنی شما ممکن است به دلیل کمبود پول در حساب شرکت، برگشت بخورند و یا توسط کسانی که این چک را از شما دریافت کرده اند، خرج شود. بخش خزانه داری موظف است که هشدارهای لازم را در زمان نزدیک شدن به موعد پرداخت چک، به مدیریت بدهد.

نحوه ثبت اسناد خزانه داری

برای ثبت اسناد دریافتنی باید مشخصاتی مانند نام و نام خانوادگی صاحب چک، مبلغ، تاریخ و شماره چک و نام شعبه را در فرم ثبت چک یا نرم افزار حسابداری که استفاده می کنید، ثبت کنید.

الف- ثبت اسناد دریافتنی

  هنگام ثبت اسناد دریافتنی، حساب اسناد دریافتنی که در اینجا دریافت کننده محسوب می‌شود، بدهکار می‌شود و پرداخت کننده، بستانکار محسوب می‌شود.

نحوه ثبت چک خرج شده

اگر سند دریافتنی یا چک خرج شود، اسناد دریافتنی بستانکار و شخص حقیقی یا حقوقی که گیرنده چک است، بدهکار تلقی خواهد شد.

نحوه ثبت سند واگذاری اسناد دریافتنی به بانک برای این کار معمولاً حسابی به نام حساب «اسناد در جریان وصول» در حسابداری خزانه ایجاد می‌شود که هنگام تحویل چک به بانک باید بدهکار شود و در زمان وصول چک یا برگشت خوردن آن از طرف بانک، بستانکار می‌شود. در زمانی که این حساب بدهکار می باشد، حساب اسناد دریافتنی بستانکار می‌شود و بر عکس. 

ثبت حسابداری چک برگشت خورده

در صورتی که یک چک برگشت بخورد همانطور که گفته شد حساب «اسناد در جریان وصول» بستانکار می‌شود و شخص حقیقی یا حقوقی که ارائه دهنده چک بوده است، بدهکار خواهد شد.

اسناد دریافتنی در جریان وصول

در این سند، حساب بانکی که مبلغ چک را دیافت کرده است بدهکار و حساب « اسناد در جریان وصول» بستانکار ثبت خواهد شد. 

ثبت اسناد پرداختنی

هنگامی که یک چک از طرف شرکت صادر می‌شود، برای ثبت سند آن باید حساب اسناد پرداختنی یا بانک به عنوان پرداخت کننده و اشخاص حقیقی یا حقوقی، تنخواه یا حساب صندوق به عنوان دریافت کننده منظور شوند. اگر دریافت کننده یک شخص حقیقی یا حقوقی باشد، در ثبت این سند به شکل زیر عمل می‌شود:

در جدول بالا اگر چک به روز صادر شود، بانک بستانکار می گردد و باید نام بانک درج شود و اگر چک به صورت مدت دار باشد، باید نام اسناد پرداختنی درج گردد.

 اگر هم چک در وجه بانک، صندوق و یا تنخواه باشد یعنی دریافت کننده مبلغ یکی از اینها باشد، سند آن به صورت زیر ثبت می‌شود:

ثبت سند وصول اسناد پرداختنی

وقتی چک شرکت که در وجه اشخاص دیگر کشیده شده است، وصول می‌شود باید سندی برای آن در خزانه داری ثبت شود. در این حالت حساب اسناد پرداختنی، بدهکار و حساب بانک پرداخت کننده، بستانکار می‌شود.

سند ابطال پرداخت

یکی دیگر از اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری سند ابطال پرداخت است. اگر چک برگشت بخورد، باید سند ابطال پرداخت صادر شود. برای صدور سند ابطال پرداخت باید در ابتدا نام دریافت کننده چک، بانک پرداخت کننده و همچنین صندوقی که ابطال چک در آن قرار است انجام شود، مشخص کنیم. به این ترتیب می توانیم هر وقت که لاشه چک را خواستیم، به آن دسترسی داشته باشیم و سریعاً بدانیم که کجاست؟ در این حالت حسابی که باید پول را دریافت کند، بستانکار و حساب اسناد پرداختنی بدهکار تلقی می‌شود.

تعریف و تغییر اسناد مدت دار

بنا به رویدادهای مالی که در هر شرکت رخ می دهد، اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری یا همان اسناد دریافتنی و پرداختنی، گاه دچار تغییراتی می شوند که باید در بخش حسابداری شرکت اعمال شود. طبق اصول حسابداری نباید یک سند حسابداری را تغییر داد و تنها می توان سند اصلاحی جدیدی تعریف و ایجاد کرد. البته هنوز در بسیاری از موارد از روش اصلاح مستقیم بدون صدور سند جدید استفاده می‌شود که این روش توصیه نمی‌شود.

 برای صدور سند اصلاحی، کافیست دقیقاً سند قبلی صادر شود و اعداد مورد نظر تصحیح شود. کافیست در انتهای سند قید شود که این سند بابت اصلاح کدام سند صادر شده است و شماره و تاریخ سند مربوطه آورده شود.

مزیت روش اصلاح مستقیم این است که اصلاح سند راحت‌تر صورت می گیرد و اثری از اشتباه باقی نمی ماند ولی یکی از معایب آن این است که زمینه سوء استفاده و تغییر حساب‌ها را فراهم می آورد. همچنین باید گزارش هایی که با فرض سند اشتباه گذشته تهیه شده است، دوباره اصلاح کنید. ایراد دیگر این روش این است که اگر اشتباهات زیاد شود بعد از تغییرات و تهیه گزارش نهایی، فهمیدن علل تغییر نتایج گزارش کمی سخت و گیج کننده می‌شود.

در روش غیر مستقیم که همراه با صدور سند اصلاحی جدید است و به اصول حسابداری پای بندی بیشتری دارد، امکان سوء استفاده کمتری وجود دارد و گزارشات تهیه شده همیشه به روز است.

3